Milyen megoldásokat használ(ná)tok céges tudásbázis kialakítására?
Ti milyen megoldásokat használ(ná)tok céges tudásbázis kialakítására?
Fontos, hogy legyen kategóriarendszer, kérdezz-felelek, hozzászólási lehetőség az adott tartalmakhoz, meg egyéb okosságok, amik nem jutnak most eszembe.
■ Fontos, hogy legyen kategóriarendszer, kérdezz-felelek, hozzászólási lehetőség az adott tartalmakhoz, meg egyéb okosságok, amik nem jutnak most eszembe.
blog, fórum, Drupal
Mi anno egy céges fórumot csináltunk, néhány fő kategóriával (fejlesztés, marketing, működés, stb.), ezen belül alkategóriák (IDE, Webfejlesztés, Adatbázisok), végül ezeken belül lehetett témákat nyitni.
Így nagyjából 1,5 év után viszont egyre inkább úgy tűnik, nem ez a legjobb forma :-(
Mostanában egyre inkább egy céges blog-on gondolkozunk, illetve felmerült még, hogy Drupal alapokon kellene elindulni; egy-egy bejegyzés lehetne mondjuk egy tartalom-típus, és akkor mindenféle Drupal-jóságot meg lehetne csinálni belőle (kommentek, keresztlinkek, kategóriák, stb.).
Ez a téma engem is érdekelne, hátha tud valaki egy jó - esetleg kész ;-) - megoldást!
Wiki
Akár lehet ügyféllel együtt is használni specifikációk írásához, de belső dokumentációkhoz is nagyon jó, a szerkesztése pedig viszonylag könnyen tanulható. Az oldalakat lehet kommentelni is.
DokuWiki
Mi nem olyan régen kezdtünk el tudásbázist használni, mert már nehéz volt fejben tartani a sok trükköt. Sok keresgélés után a választás végül a DokuWiki-re esett. Ennek komoly hátránya (a szememben), hogy fájlalapú. 2 nagy előnye volt viszont, ami végül is döntött:
- a MediaWiki-vel ellentétben nem kell fél napig hegeszteni ahhoz, hogy csak bejelentkezés után lehessen írni/olvasni,
- kicsi munkával teljesen integrálható a Mantis-hoz, amit már használunk egy ideje.
Ezt a tudásbázist használja egyébként a PHP is. Bónusz, hogy van magyar nyelvű változat is. Kb. ennyi.Üdv:
Dávid
hegesztés
a 'createaccount' jogot is le kell tiltani.)
wiki
http://www.wikimatrix.org
Tudásbázis management
Kb. másfél-két éve használunk Drupalt belső tudásbázishoz és eddig kivállóan működik.
A hangsúly nem a tool-on van, hanem, hogy milyen folyamatokat szervezel köré. Az Effective IT Service Management To ITIL and Beyond! című könyv Knowledge management-tel foglalkozó részéből emeltem ki két - általam fontosabbnak tartott - felsorolást és az egyes pontokat kommenteltem, hogy mi hogyan valósítottuk meg akár folyamat, akár technikai/Drupal oldalról. Természetesen a teljesség igénye nélkül, mert nagyon sokat lehet erről beszélni, csak egy-két ötletet szeretnék andi a tervezéshez, induláshoz.
A tudás management főbb céljai
Az alap elgondolás az volt, hogy könnyű és egyszerű legyen információt feltölteni és megtalálni is a tudásbázisban. Erre druplaban definiáltam egy tartalom típust, ami alap értelmezésben unpublished és vagy az admin vagy a moderátorok teszik elérhetővé. A tartalom típusnak van címe, törzse és lehet fájlt csatolni, valamint lehetőség van a kategorizálásra is. Mikor a bejegyzések száma elért egy mennyiséget, akkor már jelentkeztek különböző kategorizálási igények, amiket a cimkék alapján a views modullal könnyen megoldottunk.
A könnyű elérhetőséget elsősorban a keresés funkción keresztül gondoltuk, hogy megvalósul és ez később be is igazolódott. Mivel sok manualt töltöttünk fel pdf formátumban, és a tartalom részhez csak annyi került: „check attachment!”, ezért egy keywords CCK mezőt is hozzáadtam, ami indexelésre kerül és így ugyanaz a tartalom többféle kulcsszóra is elérhető, nem köt a Cím mező és a kategória cimkék használata. Először csak a szabad cimkézésű kategória lehetősége volt adott, de ezt a felhasználók legtöbbször keverték a kulcsszavakkal.
Azt hiszem ezen nincs mit magyarázni. Gondolom sokaknak ismerős a helyzet, amikor olyan dologhoz kell nyúlni, amit a másfél éve távozott kolléga kezelt és mivel nincs dokumentálva ezért vagy megpróbáljuk elérni, vagy az elejétől beleássuk magunkat a problémába és végig megyünk ugyanazon a tanulási folyamaton, mint az előd.
Az előző pont példája is mutatja, hogy amikor újra tanuljuk az egyes folyamatokat, akkor időt vesztük és ennek kivédésére a tudás rögzítése kiválló módszer. Könnyen előfordulhat, hogy a probléma amivel foglalkozok a kettővel mellettem ülő kollégának 2 perc lenne, nekem meg 2 óra, mivel ő már korábban végigjátszotta ezt a két órát.
Tudásbázis építés kapcsán előforduló általános esetek
Általában úgy indul egy ilyen „tudásbázisépítő” project, hogy egy(-két) ember kitalálja, hogy megcsinálják, lelkesek, feltöltik amit gondolnak, majd úgy marad az egész, mivel senki más nem mutat érdeklődést. A dolog nyitja, hogy közösséget kell szervezni a tudásbázishoz, hogy rávezesd a felhasználókat, hogy az ő érdekük ha megosztják a tudást egymással. Nem könnyű. Oktatással és megfelelő manualok elkészítésével tudod első körben rávenni a usereket, hogy használják a rendszert.
Probléma szokott lenni az is, hogy egyesek bojkottálják a tudásbázist, az „információ = pozíció” elv okán. Ezt vezetői szinten lehet rendezni, pl. a tudásbázis építés napi feladatlistába építésével.
Erre érdemes bevezetni egy visszajelző rendszert, például egy ranking megoldással, ami azután a látogatók által relevánsnak vélt tartalmakat előrébb helyezi a találati listában.
Erre két módszert dolgoztam ki, amelyek az elmúlt fél évben sikerrel működtek. Az egyik megoldás, hogy a tartalmaknak adok egy lejárati időt egy CCK field formájában. Nálunk az értékek: 1 hónap, 3 hónap, 6 hónap és 1 év. Minden este lefut egy script, ami végignézi az összes tartalmat és megnézi, hogy a jelen időpont és az utolsó módosítás különbsége nagyobb-e, mint a fieldben meghatározott érték. Amennyiben igen, egy emlékeztető emailt küld a tartalom tulajdonosának, vagy az adminisztrátornak, amennyiben a user blokkolva van.
A másik módszer egy „Elavult tartalom jelentése” gomb, amely minden tartalomnál megjelenik tab-ként, amihez írtam külön modult. Erre kattintva megjelenik egy textarea és egy send gomb. A tartalom tulajdonosa (blokkolt user estén az adminisztrátor) megkapja e-mailben a jelentést író felhasználó nevét és a textarea tartalmát. Így egy egyszerű és kényelmes módot biztosítunk a felhasználóknak, hogy elavult tartalmakat jelezzenek.
Ezzel a két módszerrel nagyrészt sikerül a tartalmakat frissen tartani.
Ezen javítani a kersés funkcióval és a jól átgondolt kategorizálással, kiemelt tartalmakkal lehet.
A korábban említett „Elavult tartalom jelentése” gombbal és megfelelő moderációval lehet ellene védekezni.
A különböző csoportok számára érdemes különböző, profil függő tartalmat megjeleníteni. Drupal alatt erre kivállóan alkalmas az Organic groups modul, mellyel egyfajta jogosultság kezelés is megoldható, mivel a tartalmaknál megjelölhető, hogy mely csoport lássa a tartalmat.
Szintén vezetői szinten lehet rendezni, pl. a moderálás napi feladatlistába építésével.
Visszajelzések alapján, folyamatos monitorozással, moderátorok bevonásaával szűrhető.
Egyértelműen vezetői szinten dől el, és tapasztalat alapján nem allokálnak rá sem elég időt sem erőforrást, leginkább a következő pont okán.
Köszönet